Một cuộc hòa giải, thông thường trải qua 02 giai đoạn (chuẩn bị hòa giải, tiến hành hòa giải) với những bước cơ bản sau:

I. Giai đoạn 1: Chuẩn bị hòa giải

- Hòa giải viên phải tìm hiểu nội dung vụ việc, nguyên nhân phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, lợi ích mà mỗi bên hướng tới, hòa giải viên cần gặp gỡ, trao đổi với từng bên tranh chấp. Để nắm được tổng thể vụ việc một cách khách quan, toàn diện, hòa giải viên gặp gỡ, trao đổi với những người có liên quan, người biết về vụ việc (như hàng xóm, cha, mẹ, con của các bên tranh chấp). Hòa giải viên cũng cần đề nghị được cung cấp tài liệu, bằng chứng liên quan đến vụ việc và xem xét cụ thể, tỉ mỉ các tài liệu, bằng chứng đó.

- Hòa giải viên phải tìm hiểu các quy định pháp luật điều chỉnh trực tiếp mối quan hệ giữa các bên mâu thuẫn, tranh chấp. Hòa giải viên cần đọc quy định pháp luật (Bộ luật, luật, nghị định, thông tư), các tài liệu pháp luật liên quan điều chỉnh vấn đề, nội dung tranh chấp, mâu thuẫn giữa các bên để đối chiếu quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên trong mối quan hệ đó. Hòa giải viên phải trả lời được các câu hỏi: Ai sai, ai đúng, sai đến đâu và đúng ở mức độ nào, pháp luật quy định về vấn đề này như thế nào, vấn đề này sẽ giải quyết như thế nào theo quy định pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, hòa giải viên có thể đưa vụ việc ra trao đổi, thảo luận trong tổ hòa giải để tìm ra các quy định pháp luật thích hợp áp dụng cho giải quyết vụ việc hoặc tham khảo ý kiến của những người có trình độ pháp lý (như công chức tư pháp cấp xã, luật gia, luật sư, thẩm phán, hội thẩm nhân dân, kiểm sát viên… sinh sống trong khu vực hoặc mình biết).

- Hòa giải viên cần thống nhất với các bên mâu thuẫn, tranh chấp về thời gian và địa điểm thực hiện hòa giải, thành phần tham dự hòa giải, việc hòa giải tiến hành công khai hay không công khai. Điều này nhằm tạo sự thoải mái cho các bên, tránh tình trạng cảm thấy bị gò bó, không thoải mái hoặc miễn cưỡng, không thích thành phần tham dự hòa giải.

Thời gian thực hiện các công việc trên là 03 ngày kể từ ngày được phân công hòa giải (Khoản 2 Điều 20 Luật Hòa giải ở cơ sở).

II. Giai đoạn 2: Tiến hành hòa giải

1.  Địa điểm, thời gian thực hiện hòa giải:

Địa điểm và thời gian thực hiện buổi hòa giải do hòa giải viên đã thống nhất trước đó với các bên mâu thuẫn, tranh chấp. Địa điểm có thể là nhà riêng của một bên, nhà riêng của hòa giải viên, nhà văn hóa hay địa điểm khác mà các bên đề xuất cho cảm giác dễ chịu, thoải mái.

2. Thành phần tham dự buổi hòa giải:

Thành phần tham dự buổi hòa giải gồm những người sau:

- Hòa giải viên: chủ trì buổi hòa giải

- Các bên mâu thuẫn, tranh chấp

- Người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan

- Hòa giải viên hoặc các bên có thể mời người khác tham gia hòa giải. Việc mời người khác tham gia hòa giải phải được sự đồng ý của các bên mâu thuẫn, tranh chấp. Người được mời có thể là người có uy tín trong dòng họ, ở nơi sinh sống, nơi làm việc; người có trình độ pháp lý, có kiến thức xã hội; già làng, trưởng bản, chức sắc tôn giáo, người biết rõ vụ, việc; đại diện của cơ quan, tổ chức hoặc người có uy tín khác.

3. Trình tự buổi hòa giải:

Bước 1. Mở đầu buổi hòa giải

- Hòa giải viên chủ trì buổi hòa giải nêu lý do, mục đích, ý nghĩa của buổi hòa giải; thống nhất với các bên về một số quy ước, cách làm tại buổi hòa giải.  

- Hòa giải viên nên tạo ra không khí thân mật, cởi mở và chân thành, không áp đặt ý chí của hoà giải viên đối với các bên tranh chấp, không thiên vị hay bênh vực bên nào.

Bước 2. Các bên trình bày nội dung vụ việc

Hòa giải viên mời từng bên trình bày sự việc. Sau khi trình bày xong, các bên có quyền bổ sung ý kiến, đưa ra luận cứ, quan điểm của mình. Người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan phát biểu quan điểm của họ về vấn đề đang tranh chấp, mâu thuẫn.

Lưu ý: Đây là phần dễ dẫn đến xung đột, đổ lỗi cho nhau giữa các bên tranh chấp, vì vậy hòa giải viên phải là người điều hành, tránh tình trạng các bên căng thẳng, đối đầu nhau; hòa giải viên đề nghị ai nói trước, ai nói sau; có biện pháp ngắt lời người đang lấn át khi cần thiết.

Bước 3. Phân tích vụ việc, dẫn chiếu các quy định pháp luật, trao đổi phương án giải quyết vụ việc

Sau khi nghe đầy đủ các ý kiến đã trình bày, hòa giải viên tổng hợp lại các vấn đề tranh chấp, phân tích vụ, việc; dẫn chiếu các quy định pháp luật áp dụng đối với từng bên tranh chấp; phân tích phong tục tập quán, truyền thống đạo đức xã hội.

Hòa giải viên phân tích lợi ích của việc hòa giải thành, hậu quả pháp lý mà các bên có thể gặp phải nếu tiếp tục tranh chấp và có những hành vi sai trái.

Người được mời tham gia hòa giải có thể phân tích, bổ sung làm rõ ý kiến của hòa giải viên.

Trên cơ sở phân tích cho các bên hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ của mình; thấy rõ hành vi ứng xử của mình phù hợp ở điểm nào, chưa phù hợp ở điểm nào, hòa giải viên đề nghị các bên đưa ra ý kiến, trình bày phương án giải quyết tranh chấp của mình. Hòa giải viên hỏi từng bên có đồng ý với phương án do bên kia đưa ra không, đồng ý ở điểm nào và không đồng ý ở điểm nào, hướng giải quyết ra sao. Cuối cùng hòa giải viên chốt thống nhất phương án giải quyết mâu thuẫn với các bên, nếu tất cả các bên đều nhất trí phương án giải quyết thì hòa giải viên chuyển sang bước 4. Trong trường hợp các bên không đưa ra các phương án giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp thì hòa giải viên có thể gợi ý một số phương án để các bên tham khảo, cho ý kiến và thống nhất cách giải quyết.

Bước 4. Kết thúc buổi hòa giải

Sau khi các bên bàn bạc, trao đổi, thảo luận các phương án giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp, tùy thuộc vào tình hình, kết quả phiên hòa giải, hòa giải viên xử lý như sau:

- Trường hợp các bên đạt được thỏa thuận: Trên cơ sở các phương án giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn do các bên đưa ra hoặc hòa giải viên gợi ý. Các bên trao đổi, bàn bạc thống nhất phương án giải quyết tranh chấp, trách nhiệm cụ thể của từng bên, thời hạn thực hiện trách nhiệm. Hòa giải viên chốt lại nội dung thỏa thuận, trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi bên. Nếu các bên đồng ý lập văn bản hòa giải thành thì hòa giải viên lập văn bản hòa giải thành; các bên và hòa giải viên cùng ký văn bản hòa giải thành.

Hòa giải viên giải thích trách nhiệm thực hiện thỏa thuận hòa giải thành cho các bên, hướng dẫn các bên có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục đề nghị Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở. Giá trị pháp lý của quyết định của Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở.

- Trường hợp các bên không đạt được thỏa thuận, tức là hòa giải không thành. Hòa giải viên hướng dẫn các bên có quyền yêu cầu tiếp tục hòa giải hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. Nếu các bên yêu cầu lập văn bản hòa giải không thành, thì hòa giải viên lập văn bản hòa giải không thành.

- Trường hợp các bên chỉ thỏa thuận được một phần những vấn đề có tranh chấp, hòa giải viên tiếp tục thuyết phục các bên bàn bạc, thỏa thuận tiếp. Nếu các bên thống nhất được thì thuộc trường hợp hòa giải thành; nếu các bên vẫn không thống nhất được thì thuộc trường hợp hòa giải không thành.

Bước 5. Thủ tục đề nghị công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án[1]

Theo quy định của Luật Hòa giải ở cơ sở năm 2013, đối với thỏa thuận hòa giải thành thì các bên có trách nhiệm thực hiện. Trong quá trình thực hiện thỏa thuận hòa giải thành, nếu một bên vì sự kiện bất khả kháng không thể thực hiện được thì có trách nhiệm trao đổi, thỏa thuận với bên kia và thông báo cho hòa giải viên (Điều 25 Luật Hòa giải ở cơ sở).

Việc thực hiện thỏa thuận hòa giải thành phụ thuộc vào sự tự nguyện, tự giác của các bên, chưa có chế tài bắt buộc các bên phải thực hiện thỏa thuận hòa giải thành. Trên thực tế, có trường hợp các bên đã thỏa thuận hòa giải thành nhưng sau đó một bên lại thay đổi không thực hiện nội dung đã hòa giải, mặc dù kết quả hòa giải thành nhưng lại không thi hành được nên bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết bằng thủ tục tố tụng, như vậy vụ việc bị kéo dài, phức tạp, mất thời gian, công sức của cả người dân và Tòa án.

Để khắc phục hạn chế nêu trên, đảm bảo giá trị pháp lý của kết quả hòa giải ở cơ sở, từ đó hạn chế các tranh chấp yêu cầu Tòa án giải quyết, bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 đã dành 01 chương (Chương XXXIII) quy định về thủ tục công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án.

  5.1. Điều kiện công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở (Điều 417 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015)

Nhằm bảo đảm kết quả thỏa thuận hòa giải thành đúng quy định pháp luật, tránh trường hợp các bên thỏa thuận trái pháp luật và đạo đức xã hội hoặc lợi dụng cơ chế công nhận kết quả hòa giải thành ngoài tòa án để xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khác…, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 đã quy định rất chặt chẽ về điều kiện để Tòa án công nhận kết quả hòa giải ngoài Tòa án. Điều này đặt ra yêu cầu hòa giải viên ở cơ sở phải nâng cao chất lượng công tác hòa giải ở cơ sở.

Theo đó, vụ việc hòa giải thành ở cơ sở được Tòa án công nhận khi đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

(1). Các bên tham gia thỏa thuận hòa giải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;

(2). Vụ, việc được hòa giải tuân thủ đúng quy định pháp luật về hòa giải ở cơ sở;

(3). Các bên tham gia thỏa thuận hòa giải là người có quyền, nghĩa vụ đối với nội dung thỏa thuận hòa giải. Trường hợp nội dung thỏa thuận hòa giải thành liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người thứ ba thì phải được người thứ ba đồng ý;

(4). Có văn bản hòa giải thành. Nội dung thỏa thuận hòa giải thành là hoàn toàn tự nguyện, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội, không nhằm trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước hoặc người thứ ba;

(5). Một hoặc cả hai bên có đơn yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở.

5.2. Thẩm quyền ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở

Tòa án có thẩm quyền ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở là Tòa án nhân dân cấp huyện nơi người yêu cầu cư trú, làm việc[2].

5.3. Thủ tục yêu cầu Tòa án ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở

a) Người yêu cầu công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở (là một bên hoặc cả hai bên) phải gửi đơn đến Tòa án theo quy định tại Điều 418 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.

* Đơn yêu cầu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Ngày, tháng, năm làm đơn;

- Tên Tòa án có thẩm quyền ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở;

- Tên, địa chỉ; số điện thoại, fax, địa chỉ thư điện tử (nếu có) của người yêu cầu;

- Tên, địa chỉ của những người có liên quan đến việc nội dung thỏa thuận hòa giải thành ở cơ sở (nếu có);

- Tên, địa chỉ của hòa giải viên, tổ hòa giải đã tiến hành hòa giải;

- Các thông tin khác mà người yêu cầu xét thấy cần thiết cho việc giải quyết yêu cầu của mình;

- Người yêu cầu là cá nhân phải ký tên hoặc điểm chỉ, nếu là cơ quan, tổ chức thì đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó phải ký tên và đóng dấu vào phần cuối đơn; trường hợp tổ chức yêu cầu là doanh nghiệp thì việc sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Mẫu đơn yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở xem tại Phụ lục IV, mẫu số 1.

* Kèm theo đơn yêu cầu, người yêu cầu phải gửi văn bản về kết quả hòa giải thành theo quy định của pháp luật về hòa giải ở cơ sở.

Văn bản về kết quả hòa giải thành do hòa giải viên ở cơ sở lập theo quy định tại Khoản 4 Điều 21 và Khoản 2 Điều 24 Luật Hòa giải ở cơ sở năm 2013.

Văn bản hòa giải thành gồm các nội dung chính sau đây:

- Căn cứ tiến hành hòa giải;

- Thông tin cơ bản về các bên;

- Nội dung chủ yếu của vụ, việc;

- Diễn biến của quá trình hòa giải;

- Thỏa thuận đạt được và giải pháp thực hiện;

- Quyền và nghĩa vụ của các bên;

- Phương thức, thời hạn thực hiện thỏa thuận;

- Chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên và của hòa giải viên.

Mẫu biên bản hòa giải thành ở cơ sở xem tại Phụ lục IV, mẫu số 2.

b) Thời hạn gửi đơn: Trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày lập văn bản hòa giải thành.

5.4. Hiệu lực của Quyết định công nhận hoặc không công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở của Tòa án

- Quyết định công nhận hoặc không công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở của Tòa án có hiệu lực thi hành ngay, không bị kháng cáo, kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm.

- Việc Tòa án không công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở không ảnh hưởng đến nội dung và giá trị pháp lý của kết quả hòa giải ở cơ sở.

- Quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án được thi hành theo pháp luật về thi hành án dân sự.

Quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án được thi hành theo pháp luật về thi hành án dân sự, tức là sau khi có quyết định công nhận của Tòa án, các bên phải tự nguyện thi hành thỏa thuận của mình trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có Quyết định công nhận kết quả hòa giải thành của Tòa án; hết thời gian này, bên phải thực hiện nghĩa vụ có điều kiện thực hiện nghĩa vụ mà không tự nguyện thực hiện thì bị cưỡng chế thực hiện, bên có quyền được nộp đơn yêu cầu thi hành cho cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của Luật Thi hành án dân sự năm 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2014).

Lưu ý: Việc yêu cầu Tòa án ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ở cơ sở là hoàn toàn tự nguyện, các bên có quyền gửi đơn yêu cầu hoặc không gửi đơn yêu cầu.